Reading Progress:

De wat, waarom en hoe van procesmodelleren

door | 24 mrt 2022

Organisaties voegen waarde toe door het uitvoeren van bepaalde bedrijfsprocessen. Bedrijfsprocessen bestaan uit een stel gerelateerde en logisch geordende stappen, waarbij taken worden uitgevoerd en beslissingen worden genomen om een bepaald doel te bereiken. Het is uiteraard belangrijk dat dit gebeurt op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier, die bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelen. Hiervoor is het van belang om die processen op een goede manier in te richten en op elkaar af te stemmen. Net als bij het bouwen van een huis of brug is het essentieel om eerst een volledig en correct plan uit te werken in de vorm van een conceptueel model: het procesmodel.

In zo’n plan voor processen omschrijf je de afgesproken werkwijze. Dit kan uitgewerkt worden op gedetailleerd niveau met een hoge mate van formalisatie en standaardisatie, maar ook op een meer abstract niveau met alleen de belangrijkste mijlpalen. Dat is compleet afhankelijk van de situatie en de wensen.

De ‘wat’ van procesmodelleren

Een procesmodel (ofwel: flowchart) is een visuele uitwerking van zo’n proces. Het omvat een beginpunt (de trigger), één of meerdere eindpunten en alle stappen en keuzes die daar tussenin zitten. Daarnaast geeft het procesmodel per stap (of keuze) aan wie er verantwoordelijk is voor de uitvoering. Dit is of een bepaalde rol (zoals projectmanager, verkoopmedewerker, klantsupport of huisarts) of een systeem dat de actie automatisch uitvoert.

Een procesmodel omschrijft dus in feite tot in detail hoe je bedrijfsdoelstellingen wilt gaan halen. Het laat namelijk precies zien hoe en door wie het werk gebeurt. Daarmee vormt een procesmodel een belangrijke basis voor bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement, externe audits en verbetertrajecten. Het is echter belangrijk om te beseffen dat een procesmodel een middel is, en nooit een doel op zich. Het doel kan variëren van het opstellen van gedetailleerde (werk)instructies voor een rol tot het visualiseren van hoe het volledige gewenste proces loopt waar verschillende rollen en systemen bij betrokken zijn.

De ‘waarom’ van procesmodelleren

Een procesmodel maken is een investering die zich op meerdere manieren kan uitbetalen. Het creëert een gemeenschappelijke taal, waardoor allerlei stakeholders elkaar snel en goed kunnen begrijpen. De visuele weergave van het procesverloop, de verantwoordelijke voor iedere stap en de keuzemomenten is namelijk voor iedereen erg toegankelijk en snel eigen te maken.

Hiermee vormt een procesmodel dus een startpunt en middel voor inhoudelijke gesprekken over strategisch belangrijke onderwerpen. Zo kan het bijvoorbeeld ondersteunen bij het ontwerpen of herinrichten van het proces, omdat nu inzichtelijk is wat wel, wat niet, en wat alleen onder bepaalde voorwaarde (zoals wet- en regelgeving) mogelijk is. Daarom is procesmodelleren ook een fundamenteel onderdeel van verbeterstrategieën zoals Lean. Daarnaast is het een zeer krachtig middel bij de analyse en het ontwerp van ondersteunende informatiesystemen. Idealiter komt een implementatie van een informatiesysteem namelijk precies overeen met het gewenste procesmodel (een zogenaamde digital twin).

Mocht het zo zijn, dat men in staat is om een IT-implementatie van een proces automatisch te genereren vanuit een procesmodel, dan heb je een heel krachtige ondersteuning voor een duurzaam proces. Immers, een gewenste aanpassing in functionaliteit van een bestaande IT-implementatie, wordt nu geregeld door het onderliggende procesmodel van die implementatie aan te passen, om vervolgens vanuit het aangepaste model een nieuwe IT-implementatie automatisch te genereren! Zo’n aanpak noemt men ‘model-gedreven software ontwikkeling’, en NorthChain heeft bijvoorbeeld een techniek ontwikkeld waarbij men geheel automatisch vanuit een procesmodel een totale IT-implementatie genereert. Hier leest u daar meer over.

De ‘hoe’ van procesmodelleren

Zoals hopelijk nu duidelijk is geworden, is het kunnen opstellen van een procesmodel een waardevolle skill, waarbij verschillende vaardigheden voor nodig zijn. De belangrijkste zijn daarbij het in kaart brengen van de huidige en gewenste situatie, en het beheersen van een procesmodelleringstaal. De taal die wij gebruiken en waarin wij onderwijzen heet GOLE. Dit is ook de taal die gebruikt kan worden om een procesmodel direct door te vertalen naar een softwareoplossing. In deze blog leest u meer over procesmodelleringstalen en GOLE.

Reading Progress: